Dokumenteinstellungen pflegen
So richtest Du Nummernkreise, Dateinamen, Standardtexte, Anzahlungen, Lieferscheine und Mahnungen ein.
Die Dokumenteinstellungen bestimmen, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Lieferscheine und Mahnungen erzeugt und versendet werden.
Kurz erklärt
In den Dokumenteinstellungen pflegst Du Präfixe, Dateinamen, Betreffzeilen, Einleitungs- und Schlusstexte sowie wichtige Automationen. Diese Einstellungen sparen im Alltag Zeit und sorgen dafür, dass Dokumente einheitlich aussehen.
Dokumenteinstellungen in CaterSmart
Warum Dokumenteinstellungen wichtig sind
Viele Dokumente werden direkt aus Vorgängen erzeugt. Wenn Standardtexte, Nummernkreise und Dateinamen sauber gepflegt sind, musst Du beim Erstellen einzelner Dokumente weniger manuell anpassen.
Wichtig: In CaterSmart startet ein neuer Nummernkreis bei Null. Wenn Du schon mit bestehenden Nummern arbeitest, kann ein neuer Präfix helfen, die CaterSmart-Dokumente sauber zu unterscheiden.
Angebote einstellen
Standardeinstellungen für Angebote, Texte und Dokumentlogik.
Für Angebote kannst Du unter anderem festlegen:
- Präfix für die Angebotsnummer.
- Dateiname der Angebots-PDF.
- Standardbetreff.
- Standard-Einleitungstext.
- Standard-Schlusstext.
- ob Allergene im PDF angezeigt werden.
- ob Produkteigenschaften im PDF angezeigt werden.
- ob AGB automatisch an Angebote angehängt werden.
Für Dateiname, Betreff und Texte stehen Variablen zur Verfügung, zum Beispiel:
- Jahr.
- Monat.
- Tag.
- Angebotsnummer.
- Vorname.
- Nachname.
Die Standardtexte können beim Erstellen eines konkreten Angebots überschrieben werden.
Tipp: Aktiviere das automatische Anhängen der AGB, wenn Deine Angebote rechtlich vollständig versendet werden sollen.
Auftragsbestätigungen einstellen
Für Auftragsbestätigungen sind die Einstellungen ähnlich aufgebaut:
- Präfix.
- Dateiname mit Variablen.
- Betreff.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
- automatische Erstellung und Versand nach Angebotsannahme.
Wenn die Automatisierung aktiv ist, kann CaterSmart nach Annahme eines Angebots automatisch eine Auftragsbestätigung erzeugen und versenden.
Rechnungen einstellen
Standardwerte für Rechnungen und Rechnungsdokumente.
Für Rechnungen pflegst Du:
- Präfix.
- Dateiname.
- Standardbetreff.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
- Standardzahlungsziel.
- zusätzliche E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand.
Das Standardzahlungsziel kann frei definiert werden, zum Beispiel 7 oder 14 Tage.
Zusätzliche E-Mail-Adressen können kommagetrennt eingetragen werden. Das ist sinnvoll, wenn Rechnungen immer auch an eine interne Buchhaltung oder an einen Steuerberater gehen sollen.
Automatische Anzahlungsrechnungen
Einstellungen für automatisch erzeugte Anzahlungsrechnungen.
In den Rechnungseinstellungen kannst Du festlegen, ob nach Annahme eines Angebots automatisch eine Anzahlungsrechnung erstellt werden soll.
Dabei definierst Du:
- Prozentsatz der Anzahlung, zum Beispiel 30 oder 50 Prozent.
- Mindestbruttobetrag, ab dem eine Anzahlungsrechnung erstellt wird.
- Standardbetreff der Anzahlungsrechnung.
- Name der Anzahlungsposition.
- ob die Anzahlungsrechnung automatisch abgeschlossen und versendet wird.
- ob sie zunächst als Entwurf erstellt wird.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
Der Anzahlungsbetrag wird anteilig aus dem akzeptierten Angebot berechnet.
Hinweis: Die Standardtexte für Betreff und Anzahlungsposition kannst Du in vielen Fällen beibehalten, sofern sie zu Deinem Ablauf passen.
Lieferscheine einstellen
Standardtexte und Einstellungen für Lieferscheine.
Für Lieferscheine kannst Du festlegen:
- Präfix.
- Dateiname.
- Standardbetreff.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
- ob Allergene angezeigt werden.
- ob Produkteigenschaften angezeigt werden.
Diese Einstellungen sind wichtig, wenn Lieferscheine auch für Küche, Kommissionierung oder Lieferung verwendet werden.
Mahnungen einstellen
Mahnungstexte, Fristen und Dokumentlogik.
Für Mahnungen legst Du zuerst Präfix und Dateinamen fest.
Danach pflegst Du die Einstellungen je Mahnstufe:
- erste Mahnung.
- zweite Mahnung.
- dritte Mahnung.
Für jede Stufe kannst Du definieren:
- Zahlungsfrist.
- Standard-Einleitungstext.
- Variablen wie Vorname, Nachname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum.
- Mahngebühr als Festbetrag oder prozentual.
Zusätzlich kannst Du aktivieren, dass Mahnungen automatisch versendet werden, wenn eine Rechnung überfällig wird.
Standardtexte später überschreiben
Viele Standardtexte dienen als Vorlage. Beim Erstellen eines konkreten Dokuments kannst Du sie je nach Dokumenttyp und Ablauf anpassen.
Das ist praktisch, wenn der Standard für 90 Prozent der Fälle passt, einzelne Kunden oder Veranstaltungen aber eine persönlichere Formulierung brauchen.