Mahnungen erstellen und automatisieren
So erstellst Du Mahnungen für überfällige Rechnungen und richtest Mahnstufen ein.
Mahnungen helfen Dir, offene Rechnungen strukturiert nachzuverfolgen. CaterSmart erstellt Mahnungen immer mit Bezug zu einer Rechnung, damit Betrag, Fälligkeit und Kunde nachvollziehbar bleiben.
Kurz erklärt
Eine Mahnung kann nur erstellt werden, wenn eine Rechnung überfällig ist und noch kein Zahlungseingang beziehungsweise kein Zahlungsdatum hinterlegt wurde. CaterSmart erkennt automatisch, ob es sich um die erste, zweite oder dritte Mahnung handelt.
Mahnung erstellen
Wann eine Rechnung gemahnt werden kann
Eine Rechnung erscheint nur dann in der Mahnungsauswahl, wenn:
- sie überfällig ist,
- noch kein Zahlungseingang hinterlegt wurde,
- kein Zahlungsabschluss gespeichert ist.
Dadurch verhindert CaterSmart, dass bereits bezahlte oder noch nicht fällige Rechnungen versehentlich gemahnt werden.
Mahnung erstellen
Dialog zum Erstellen einer Mahnung aus einer überfälligen Rechnung.
Der typische Ablauf:
Öffne den Bereich Mahnungen.
Wähle Mahnung erstellen.
Suche die passende Rechnung im Dropdown.
Prüfe Fälligkeitsdatum, offenen Betrag, Rechnungsnummer und Kundendaten.
Wähle oder prüfe die Zahlungsfrist für die Mahnung.
Prüfe den vorgeschlagenen Text.
Speichere oder versende die Mahnung.
Das Rechnungs-Dropdown ist durchsuchbar und zeigt wichtige Informationen zur Rechnung, zum Beispiel Fälligkeit, offenen Betrag, Rechnungsnummer, Firma oder Name.
Mahnstufen verstehen
Darstellung der Mahnstufen und ihrer Reihenfolge.
CaterSmart arbeitet mit drei Mahnstufen:
- Erste Mahnung.
- Zweite Mahnung.
- Dritte Mahnung.
Die passende Mahnstufe wird automatisch erkannt. CaterSmart prüft, ob zu derselben Rechnung bereits Mahnungen existieren.
Wenn es noch keine Mahnung gibt, wird die erste Mahnung erstellt. Wenn bereits eine Mahnung vorhanden ist, folgt die zweite. Wenn bereits zwei vorhanden sind, folgt die dritte.
Texte und Platzhalter
Die Texte für die Mahnstufen werden in den Dokumenteinstellungen gepflegt. Dort kannst Du je Mahnstufe eigene Standardtexte hinterlegen.
Diese Texte können Platzhalter enthalten, zum Beispiel:
- Vorname.
- Nachname.
- Rechnungsnummer.
- Rechnungsdatum.
- Rechnungsbetrag.
- Fälligkeitsdatum.
Beim Erstellen der Mahnung werden die Platzhalter mit den passenden Daten aus der Rechnung ersetzt.
Mahngebühren
In den Einstellungen kannst Du Mahngebühren definieren. Sie können als fester Betrag oder prozentual angelegt werden.
Prüfe vor dem Versand, ob die Mahngebühr für Deinen konkreten Fall passend ist und ob sie in Deinem Unternehmen so verwendet werden soll.
E-Rechnungsfelder übernehmen
Wenn beim Kunden oder im Vorgang zusätzliche Angaben gepflegt sind, können diese in der Mahnung relevant sein. Dazu gehören zum Beispiel:
- Kostenstelle.
- Leitweg-ID.
- Projektnummer.
- Bestellnummer.
Diese Felder helfen vor allem bei Geschäftskunden, wenn Dokumente intern einer Abteilung, Bestellung oder Kostenstelle zugeordnet werden müssen.
Automatische Mahnungen
Einstellungen für automatische Mahnungen und Erinnerungen.
In den Dokumenteinstellungen kannst Du aktivieren, dass Mahnungen automatisch versendet werden, wenn eine Rechnung überfällig wird.
Die Automatisierung kann über die Mahnstufen hinweg genutzt werden. Welche Texte, Zahlungsfristen und Gebühren verwendet werden, hängt von Deinen Einstellungen ab.
Wichtig: Prüfe die Mahnungseinstellungen sorgfältig, bevor Du automatische Mahnungen aktivierst. Texte, Fristen und Gebühren sollten zu Deinem Umgang mit Kunden passen.
Wichtige Hinweise
Hinweis: Eine Mahnung ist immer an eine Rechnung gebunden. Du erstellst sie nicht frei ohne Rechnungsbezug.
Tipp: Kontrolliere vor dem Versand, ob vielleicht bereits eine Zahlung eingegangen ist, aber noch nicht in CaterSmart vermerkt wurde.