Rechnungen erstellen und filtern
So findest, erstellst und bearbeitest Du Rechnungen in CaterSmart.
Rechnungen entstehen in CaterSmart entweder manuell oder aus einem bestehenden Angebot. Sie übernehmen viele Informationen aus dem Vorgang, können bei Bedarf aber angepasst werden.
Kurz erklärt
Die Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen mit Statusfiltern, Suche und Datumsfilter. Neue Rechnungen kannst Du direkt erstellen oder aus einem Angebot ableiten. Wenn eine Rechnung aus einem Angebot entsteht, werden Produkte, Gruppen und weitere Informationen übernommen.
Rechnungsübersicht in CaterSmart
Rechnungen filtern
Filter in der Rechnungsübersicht nach Status, Datum oder anderen Kriterien.
In der Rechnungsübersicht findest Du mehrere Tabs:
- Alle.
- Entwurf.
- Bezahlt.
- Unbezahlt.
- Überfällig.
- Anzahlungsrechnungen.
- Storniert.
- Stornorechnungen.
Diese Tabs helfen Dir, offene Vorgänge schnell zu erkennen. Besonders wichtig sind Unbezahlt und Überfällig, weil daraus später Mahnungen entstehen können.
Nach Datum filtern
Wie bei Angeboten kannst Du auch Rechnungen nach Datum filtern. Dabei kannst Du wählen, ob sich der Zeitraum auf das Erstellungsdatum oder das Event-Datum beziehen soll.
Nutze diesen Filter zum Beispiel, wenn Du Rechnungen für eine bestimmte Veranstaltungswoche, einen Monat oder einen Auswertungszeitraum prüfen möchtest.
Rechnung manuell erstellen
Formular zum manuellen Erstellen einer Rechnung.
Du kannst eine Rechnung manuell erstellen, wenn sie nicht direkt aus einem Angebot entstehen soll.
Der Aufbau ähnelt der Angebotserstellung:
Kunde auswählen oder anlegen.
Rechnungs- und Kontaktdaten prüfen.
Veranstaltungsdaten ergänzen, falls relevant.
Positionen hinzufügen.
Gruppen und Texte prüfen.
Zahlungsziel prüfen.
Rechnung speichern und versenden.
Diese Variante eignet sich für Vorgänge, die nicht vorher als Angebot in CaterSmart erstellt wurden.
Rechnung aus Angebot erstellen
Häufig entsteht eine Rechnung aus einem angenommenen Angebot.
Dabei übernimmt CaterSmart:
- Kundendaten.
- Veranstaltungsdaten.
- Gruppen.
- Produkte.
- Mengen.
- Preise.
- weitere Angebotsinformationen.
Danach kannst Du die Rechnung prüfen und bei Bedarf anpassen.
Warum Rechnungen angepasst werden können
Im Catering ändern sich nach einer Veranstaltung oft noch Details. Deshalb kann eine finale Rechnung angepasst werden, auch wenn sie aus einem Angebot kommt.
Typische Gründe sind:
- Die tatsächliche Personenanzahl hat sich geändert.
- Zusätzliche Leistungen wurden erbracht.
- Einzelne Positionen sind entfallen.
- Liefer- oder Serviceleistungen mussten angepasst werden.
Hinweis: Prüfe vor dem Versand genau, ob die Rechnung den tatsächlich erbrachten Leistungen entspricht.
Anzahlungsrechnungen
Bereich für Anzahlungsrechnungen und deren Bezug zum Angebot.
Anzahlungsrechnungen können automatisch entstehen, wenn ein Angebot angenommen wurde und die entsprechende Einstellung aktiv ist.
Dabei wird ein prozentualer Anteil des Angebotswerts verwendet, zum Beispiel 30 Prozent oder 50 Prozent. In den Dokumenteinstellungen legst Du fest, ob die Anzahlungsrechnung direkt abgeschlossen und versendet wird oder zunächst als Entwurf entsteht.
Wichtige Einstellungen
Für Rechnungen pflegst Du in den Dokumenteinstellungen unter anderem:
- Präfix.
- Dateiname mit Variablen.
- Standardbetreff.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
- Standardzahlungsziel.
- zusätzliche E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand.
- Einstellungen für automatische Anzahlungsrechnungen.
Zusätzliche E-Mail-Adressen sind hilfreich, wenn Rechnungen immer auch an die interne Buchhaltung oder an externe Ansprechpartner gesendet werden sollen.