Angebot erstellen
So erstellst Du ein Angebot mit Kundendaten, Veranstaltungsdetails, Positionen, Lieferkosten und Texten.
Ein Angebot fasst alle wichtigen Informationen für eine Veranstaltung zusammen: Kunde, Rechnungsadresse, Veranstaltungsort, Datum, Uhrzeiten, Personenanzahl, Leistungen, Preise, Texte und mögliche Anzahlungen.
Kurz erklärt
Du kannst Angebote manuell erstellen oder aus einem Lead in der Pipeline heraus starten. Wenn Du aus der Pipeline kommst, sind viele Angaben bereits vorausgefüllt. Bei einem manuellen Angebot trägst Du die Daten Schritt für Schritt ein.
Angebot erstellen
Angebot manuell oder aus der Pipeline erstellen
Es gibt zwei typische Wege:
Aus einem Lead in der Pipeline: Eventdaten, Kontaktdaten und Anfrageinformationen werden so weit wie möglich übernommen.
Manuell im Angebotsbereich: Du legst Kunde, Veranstaltung und Positionen selbst an.
Der manuelle Weg eignet sich, wenn ein Kunde telefonisch anfragt, Du ein individuelles Angebot vorbereitest oder eine Veranstaltung nicht über das Anfrageformular entstanden ist.
Kunde auswählen oder neu anlegen
Auswahl eines bestehenden Kunden oder Anlage eines neuen Kunden im Angebot.
Zu Beginn wählst Du einen bestehenden Kunden über die Suche aus. Die Suche unterstützt Dich dabei, den richtigen Kontakt schnell zu finden.
Wenn der Kunde noch nicht existiert, kannst Du direkt einen neuen Kontakt anlegen. Dabei werden die wichtigsten Kundendaten für das Angebot und spätere Dokumente erfasst.
Hinweis: Achte besonders auf die Rechnungsadresse. Sie wird später auch für Auftragsbestätigung, Rechnung und weitere Dokumente verwendet.
Veranstaltungsort und Lieferart festlegen
Im nächsten Schritt bestimmst Du, wie und wo die Veranstaltung stattfindet. CaterSmart unterscheidet mehrere Varianten:
- Lieferung: Du gibst die Lieferadresse ein. Die Adresse kann über die Adresssuche unterstützt werden.
- Abholung: CaterSmart verwendet die hinterlegte zentrale Abholadresse aus den Einstellungen.
- Location: Du wählst eine zuvor angelegte Location aus. Die Adresse der Location wird automatisch übernommen.
Die gewählte Variante ist wichtig für Lieferkosten, spätere Dokumente und die operative Planung.
Eventdetails ausfüllen
Eventdaten wie Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Veranstaltungsinformationen.
Ergänze danach die Veranstaltungsdaten:
- Event-Datum.
- Personenanzahl.
- Startzeit der Veranstaltung.
- Lieferzeit oder gewünschter Zeitpunkt.
- Anlassart.
Bei der Anlassart wählst Du zunächst aus, ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Anlass handelt.
Typische private Kategorien sind:
- Familienfeier.
- Geburtstag.
- Hochzeit.
Typische geschäftliche Kategorien sind:
- Messe.
- Firmenfeier.
- Weihnachtsfeier.
Diese Angaben helfen später bei Auswertungen und sorgen dafür, dass Angebote und interne Planung besser einzuordnen sind.
Zusätzliche Rechnungsfelder prüfen
Wenn Dein Kunde besondere Angaben für die Rechnung benötigt, kannst Du zusätzliche Felder aktivieren oder ausfüllen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Kostenstelle.
- Leitweg-ID.
- Projektnummer.
- Vertragsnummer.
- Bestellnummer.
- Auftragsnummer.
- Lieferantennummer.
Diese Angaben können später bis in die Rechnung übernommen werden. Das ist vor allem bei Geschäftskunden wichtig.
Anzahlungsrechnung vorbereiten
Im Angebot kannst Du festlegen, ob nach Annahme automatisch eine Anzahlungsrechnung entstehen soll.
Die Grundeinstellung kommt aus den Dokumenteinstellungen. Dort kann zum Beispiel hinterlegt sein, dass 30 Prozent des Angebotswerts als Anzahlung berechnet werden. Außerdem kann eingestellt sein, ob die Anzahlungsrechnung automatisch abgeschlossen und versendet wird oder zunächst als Entwurf entsteht.
Du kannst diese Einstellung im einzelnen Angebot anpassen. Das ist sinnvoll, wenn ein Stammkunde keine Anzahlung leisten soll oder wenn Du einen bestimmten Vorgang manuell prüfen möchtest.
Betreff, Angebotsdatum und Texte
Danach pflegst Du die sichtbaren Angebotsinhalte:
- Betreff.
- Angebotsdatum.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
Standardtexte kommen aus den Einstellungen, können aber im Angebot überschrieben werden. So bleibt der Alltag schnell, während einzelne Angebote trotzdem persönlich angepasst werden können.
Vorlage laden
Über Vorlage laden kannst Du bestehende Angebotsvorlagen verwenden. Außerdem kannst Du aus fest definierten Paketen auswählen, wenn diese als feste Pakete angelegt sind.
Wichtig: Laut aktueller Funktionsbeschreibung lassen sich an dieser Stelle feste Pakete nutzen. Preisbasierte Pakete und creditbasierte Pakete werden hier nicht als Angebotsvorlage geladen.
Das ist hilfreich, wenn Du häufig mit ähnlichen Modulen arbeitest, zum Beispiel einem Getränkepaket, einem Business-Menü oder wiederkehrenden Veranstaltungsformaten.
Positionen hinzufügen
Bereich zum Hinzufügen von Produkten, Texten und Positionen zum Angebot.
Du kannst Positionen aus der Produktdatenbank übernehmen oder freie Positionen anlegen.
Wenn Du ein Produkt aus der Datenbank auswählst, werden vorhandene Produktdaten übernommen, zum Beispiel:
- Produktname.
- Beschreibung.
- Bild.
- Einheit.
- Einzelpreis.
- Steuersatz.
Danach ergänzt Du die Menge. CaterSmart berechnet daraus die Position und Summen.
Freie Positionen sind sinnvoll, wenn eine Leistung nur für dieses Angebot gilt oder noch nicht in der Produktdatenbank angelegt ist.
Gruppen verwenden
Angebotsgruppen zur besseren Strukturierung mehrerer Positionen.
Gruppen helfen Dir, ein Angebot übersichtlich aufzubauen. Du kannst Leistungen zum Beispiel nach Programmpunkten oder Bereichen sortieren:
- Sektempfang.
- Buffet.
- Getränke.
- Service.
- Zusatzleistungen.
Eine Gruppe hat einen Namen und optional eine Beschreibung. Über einen Rechtsklick auf eine Gruppe kannst Du außerdem einen Zeitraum hinterlegen, zum Beispiel Sektempfang 11:00 bis 12:00 Uhr. Dieser Zeitraum wird im Angebot angezeigt.
Wichtig: Gruppen dürfen nicht leer sein. Leere Gruppen verhindern den Abschluss des Angebots und sollten vor dem Finalisieren entfernt oder mit Positionen gefüllt werden.
Lieferkosten berechnen
Bereich zur Berechnung oder Anpassung der Lieferkosten.
Du kannst Lieferkosten im Angebot ergänzen. CaterSmart greift dabei auf die Liefer-Einstellungen zurück.
Dabei werden unter anderem berücksichtigt:
- Veranstaltungsadresse.
- Entfernung zur hinterlegten Zentrale.
- Kilometerpauschale.
- mögliche Mindest-Liefergebühr.
So musst Du Lieferkosten nicht jedes Mal vollständig manuell berechnen.
Rabatte und Aufschläge ergänzen
Für das gesamte Angebot kannst Du Rabatte oder Aufschläge hinterlegen. Diese können prozentual oder als fester Betrag angelegt werden.
Die Werte werden im Angebot gesondert ausgewiesen. Dadurch bleibt für Dich und den Kunden nachvollziehbar, wie sich die Gesamtsumme zusammensetzt.
Angebot speichern und abschließen
Wenn alle Angaben stimmen, speicherst Du das Angebot. Danach kannst Du es final abschließen und entscheiden, wie es an den Kunden gehen soll.
Vor dem Abschluss solltest Du prüfen:
Kundendaten und Rechnungsadresse.
Veranstaltungsort und Lieferart.
Datum, Startzeit, Lieferzeit und Personenanzahl.
Positionen, Mengen, Preise und Steuersätze.
Gruppen und mögliche Zeiträume.
Lieferkosten, Rabatte und Aufschläge.
Anzahlungslogik.
Einleitungs- und Schlusstext.