Angebot versenden und annehmen lassen

So versendest Du ein Angebot als PDF, per E-Mail oder als Angebots-Landingpage mit digitaler Annahme.

Wenn ein Angebot fertig ist, entscheidest Du, wie der Kunde es erhält und wie er es annehmen kann. CaterSmart unterstützt klassische PDFs, E-Mail-Versand und eine Angebots-Landingpage mit digitaler Signatur.

Kurz erklärt

Nach dem Speichern und Abschließen eines Angebots wählst Du die Versandart. Du kannst das Angebot herunterladen, direkt per E-Mail senden oder als Landingpage verschicken. Bei der Landingpage kann der Kunde das Angebot digital prüfen und annehmen.

Angebotsseite für Kunden

Versandarten

Nach dem Abschluss stehen mehrere Wege zur Verfügung:

PDF herunterladen: Du speicherst das Angebot als PDF und versendest es selbst.
Per E-Mail senden: CaterSmart versendet das Angebot als E-Mail-Anhang. Empfänger, Betreff und Text können aus den Einstellungen vorbelegt werden.
Als Landingpage senden: Der Kunde erhält einen Link zu einer Angebotsseite und kann das Angebot dort ansehen und digital annehmen.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Deinem Arbeitsablauf ab. Für schnelle, nachvollziehbare Prozesse ist die Landingpage besonders praktisch.

Angebot per E-Mail senden

Angebot per E-Mail versenden

Versanddialog für Angebote mit E-Mail-Text und Empfänger.

Beim Versand per E-Mail übernimmt CaterSmart die E-Mail-Adresse des Kunden, sofern sie im Kontakt hinterlegt ist. Standard-Betreff und Standardtext kommen aus den E-Mail- oder Dokumenteinstellungen.

Prüfe vor dem Versand:

Ist die richtige Empfängeradresse ausgewählt?

Ist der Betreff verständlich?

Passt der E-Mail-Text zum Angebot?

Ist das Angebot final geprüft?

Landingpage-Vorschau öffnen

Landingpage-Vorschau eines Angebots

Vorschau der Angebots-Landingpage aus Kundensicht.

Wenn Du die Landingpage-Variante auswählst, kannst Du vor dem Versand eine Vorschau öffnen. Nutze dafür den Button Landingpage Vorschau.

Die Vorschau zeigt Dir, wie der Kunde das Angebot später sieht. Prüfe dort besonders die Eventdaten, Texte, Produktgruppen, Bilder und Preise.

Was der Kunde auf der Landingpage sieht

Die Angebots-Landingpage ist wie eine kleine Angebotswebseite aufgebaut. Sie enthält unter anderem:

Eine Hero-Section mit dem Titel Ihr exklusives Angebot.
Die Angebotsnummer.
Eine Übersicht mit Eventdaten.
Personenanzahl.
Eventstart.
Eventdatum.
Liefer- oder Veranstaltungsinformationen.
Einen kurzen Einleitungstext aus den Einstellungen.
Ein Bild und Informationen zum Ansprechpartner.
Gruppen und Positionen mit Namen, Beschreibungen, Bildern und Preisen.

Wenn Produktbilder vorhanden sind, kann der Kunde sie öffnen und größer ansehen. Dort können auch Produktdetails wie Allergene oder Zusatzstoffe sichtbar sein, sofern diese im Produkt und in den Dokumenteinstellungen gepflegt sind.

Angebot digital annehmen

Auf der Landingpage kann der Kunde das Angebot digital annehmen. Dadurch musst Du das Angebot nicht manuell als angenommen markieren.

Wenn die entsprechenden Einstellungen aktiv sind, können nach der Annahme weitere Schritte automatisch ausgelöst werden, zum Beispiel:

Auftragsbestätigung erstellen und versenden.
Anzahlungsrechnung erstellen.
Anzahlungsrechnung automatisch versenden oder als Entwurf vorbereiten.

Hinweis: Welche Automationen nach der Annahme laufen, hängt von Deinen Dokumenteinstellungen ab.

Annahme per SMS-Link

Ablauf, wenn ein Kunde ein Angebot über einen SMS-Link annimmt.

Wenn beim Kunden eine Mobilnummer hinterlegt ist, kann CaterSmart einen Link per SMS versenden. Der Kunde öffnet den Link auf dem Smartphone und bestätigt dort das Angebot.

Der Ablauf ist:

Kunde öffnet den SMS-Link.

Kunde prüft Angebot und Eventdaten.

Kunde bestätigt die erforderlichen Hinweise, zum Beispiel AGB und Datenschutz.

Kunde unterschreibt im Signaturfeld auf dem Smartphone.

Kunde sendet die Annahme ab.

CaterSmart setzt das Angebot auf angenommen und startet die hinterlegten Folgeprozesse.

Annahme per QR-Code

QR-Code zur schnellen digitalen Annahme eines Angebots.

Wenn keine Mobilnummer vorhanden ist oder der Kunde lieber selbst scannt, kann die Annahme per QR-Code erfolgen. Der Kunde scannt den QR-Code und durchläuft danach denselben Annahmeprozess.

Auch bei einem PDF-Angebot kann am Ende ein QR-Code enthalten sein. Der Kunde kann ihn scannen, um das Angebot digital anzunehmen.

Direkt im Browser unterschreiben

Wenn der Kunde kein Smartphone zur Hand hat oder nicht per QR-Code arbeiten möchte, kann er die Annahme auch direkt im Browser durchführen. Der Ablauf bleibt gleich: Angebot prüfen, Bedingungen bestätigen, unterschreiben und absenden.

Wichtige Hinweise

Wichtig: Prüfe vor dem Versand immer Eventdaten, Preise, Lieferinformationen und Texte. Nach der Annahme können Folgeprozesse automatisch entstehen.

Tipp: Nutze die Landingpage-Vorschau, wenn Angebote viele Bilder, Gruppen oder erklärungsbedürftige Positionen enthalten.

Hinweis: Direktes Austauschen oder Ergänzen von Produkten durch den Kunden ist hier nicht als bestehender Standardablauf beschrieben.