E-Mail-Accounts, Templates und Signaturen einrichten
So verbindest Du eigene E-Mail-Konten, bearbeitest Vorlagen und erstellst Signaturen.
In den E-Mail-Einstellungen steuerst Du, über welche Absenderadresse CaterSmart E-Mails verschickt und wie Standardmails aussehen.
Kurz erklärt
Du kannst eigene E-Mail-Accounts verbinden, damit Angebote, Bestätigungen und andere ausgehende E-Mails nicht von einer CaterSmart-Standardadresse, sondern von Deinem eigenen Postfach versendet werden. Außerdem kannst Du Templates und Signaturen bearbeiten.
E-Mail-Einstellungen
Warum ein eigener E-Mail-Account sinnvoll ist
Ein eigener Absender wirkt professioneller und passt besser zu Deinem Branding.
Außerdem findest Du ausgehende E-Mails dann auch im Postausgang des verbundenen Kontos, zum Beispiel Angebote oder Bestätigungen.
E-Mail-Account hinzufügen
Dialog zum Hinzufügen eines E-Mail-Accounts.
Klicke auf E-Mail-Account hinzufügen. Danach wählst Du den Kontotyp.
Als Kontotypen stehen zur Verfügung:
- IMAP-Account.
- Google-Mail-Account.
- Outlook-Account.
IMAP-Account verbinden
Für einen IMAP-Account gibst Du zuerst den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse ein. Danach gelangst Du zu den Einstellungen für Posteingang und Postausgang.
Dort trägst Du ein:
- Nutzername, meistens die E-Mail-Adresse.
- Passwort.
- Hostname für den Server.
- Port.
- TLS aktiv oder deaktiviert.
Nach dem Ausfüllen klickst Du auf Einstellungen testen.
Wenn ein Fehler erscheint, ist eine Angabe nicht korrekt. Wenn der Test erfolgreich ist, wird der Button Abschließen aktiv. Mit Abschließen wird das Konto erstellt und ist verfügbar.
Google Mail oder Outlook verbinden
Bei Google Mail und Outlook wirst Du zum Anmeldefenster des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. Dort bestätigst Du die Verbindung.
Dieser Ablauf ist einfacher als die manuelle IMAP-Konfiguration, weil viele Serverdaten nicht separat eingetragen werden müssen.
Zugriff und primäres Konto
Wenn mehrere E-Mail-Accounts vorhanden sind, kannst Du über das Drei-Punkte-Menü festlegen, welche Nutzer Zugriff auf ein Konto haben.
Außerdem kannst Du ein Konto als primäres E-Mail-Konto definieren. Dieses Konto wird dann für ausgehende E-Mails verwendet, zum Beispiel Bestellbestätigungen oder Angebote.
Tipp: Häufig ist eine allgemeine Adresse wie info@ sinnvoll, wenn mehrere Personen mit Kundenkommunikation arbeiten.
E-Mail-Templates bearbeiten
Editor für E-Mail-Templates mit Betreff und Inhalt.
Unter Templates findest Du die Standard-E-Mail-Vorlagen, die CaterSmart versendet.
Wichtig: Templates können erst wirksam bearbeitet werden, wenn ein eigener E-Mail-Account verknüpft ist. Solange CaterSmart selbst als Absender verwendet wird, ist die Bearbeitung nicht möglich.
Um ein Template zu bearbeiten:
Öffne Templates.
Klicke bei der gewünschten Vorlage auf die drei Punkte.
Wähle Inhalt bearbeiten.
Passe Betreff, Vorschautext und E-Mail-Text an.
Wähle bei Bedarf eine Signatur.
Wähle das E-Mail-Layout.
Speichere über Änderung speichern.
Magic Text verwenden
Auswahl von Platzhaltern für automatisch gefüllte E-Mail-Texte.
Im Editor gibt es ein Dropdown Magic Text. Darüber kannst Du Variablen einfügen.
Beispiele:
- Kundenname.
- Veranstaltungsort.
- Bestellbetrag.
- Angebotsnummer.
- Caterer-Adresse.
Diese Variablen werden beim Versand automatisch mit den passenden Daten ersetzt.
Layout auswählen
Für Templates kannst Du ein Layout auswählen:
- Standard: eher minimalistisch, wie eine persönliche E-Mail.
- Transaktional: stärker gebrandet und professioneller.
Wähle das Layout danach aus, wie offiziell und gestaltet die jeweilige E-Mail wirken soll.
Vorschau und Test-E-Mail
Vorschau eines Templates und Versand einer Test-E-Mail.
Nach Änderungen solltest Du das Template prüfen.
Der Ablauf:
Öffne bei der Vorlage das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Vorschau und Test.
Prüfe links die Vorschau.
Versende rechts eine Test-E-Mail.
Passe das Template bei Bedarf erneut an.
Signaturen erstellen
Editor zum Erstellen einer E-Mail-Signatur.
Unter Signaturen kannst Du neue Signaturen anlegen.
Der Ablauf:
Klicke auf Signatur hinzufügen.
Gib einen Namen für interne Wiedererkennung ein.
Erstelle die Signatur im Editor.
Nutze Text, Bilder und Formatierungen.
Speichere über Signaturen erstellen.
Signaturen können anschließend Templates und aktiven E-Mail-Accounts zugewiesen werden.