Nutzer, Rollen und eigene Felder verwalten
So steuerst Du Berechtigungen für Teammitglieder und legst eigene Felder für CaterSmart-Bereiche an.
Im Workspace-Bereich steuerst Du, welche Teammitglieder was in CaterSmart sehen, erstellen, bearbeiten oder löschen dürfen. Außerdem kannst Du eigene Felder anlegen, wenn Du zusätzliche Informationen in bestimmten Bereichen erfassen möchtest.
Kurz erklärt
Du kannst Rollen mit Berechtigungen erstellen und aktiven Teammitgliedern zuweisen. Eigene Felder lassen sich für viele Bereiche wie Angebote, Rechnungen, Leads, Kontakte oder Events anlegen und bei Bedarf auch auf PDFs anzeigen.
Workspace-Einstellungen
Rollen erstellen
Formular zum Erstellen einer Rolle im Workspace.
Eine neue Rolle legst Du über Rolle hinzufügen an.
Der Ablauf:
Öffne Einstellungen.
Gehe zu Workspace.
Öffne Nutzer und Rollen.
Klicke auf Rolle hinzufügen.
Gib einen Namen für die Rolle ein.
Lege die Berechtigungen fest.
Speichere die Rolle über Rolle erstellen.
Berechtigungen festlegen
Berechtigungsmatrix einer Rolle.
Für verschiedene Bereiche kannst Du festlegen, ob eine Rolle Vorgänge:
- ansehen darf.
- erstellen darf.
- bearbeiten darf.
- löschen darf.
Das kann zum Beispiel für Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Statistiken gelten.
So kannst Du steuern, wer nur lesen darf, wer aktiv arbeitet und wer kritische Daten löschen oder verändern kann.
Rolle einem Teammitglied zuweisen
Unter Aktive Teammitglieder weist Du Rollen zu.
Der Ablauf:
Suche das Teammitglied.
Klicke auf das Stift-Icon.
Wähle im Fenster die passende Rolle aus dem Dropdown.
Speichere die Änderung.
Danach gelten die Berechtigungen der Rolle für dieses Teammitglied.
Eigene Felder verstehen
Eigene Felder, auch Custom Fields genannt, ergänzen CaterSmart um Informationen, die Dein Betrieb zusätzlich erfassen möchte.
Du kannst eigene Felder in einzelnen Bereichen oder nahezu global verwenden.
Typische Einsatzfälle:
- interne Eventinformationen.
- zusätzliche Abrechnungsdaten.
- besondere Kundenhinweise.
- operative Informationen für Angebote oder Lieferscheine.
Eigenes Feld erstellen
Formular zum Anlegen eines eigenen Feldes.
Ein neues Feld legst Du über Neues Feld an.
Im Fenster gibst Du zuerst ein:
- Name des Feldes.
- interne Beschreibung für Administration oder Information.
Danach wählst Du den Feldtyp.
Feldtypen
Unter anderem stehen folgende Feldtypen zur Verfügung:
- Textfeld.
- Zahl als Integer.
- Dezimalzahl.
- Toggle.
- Checkbox.
- Radio Button für Einfachauswahlen.
- Datum und Zeit.
Bei Checkbox und Radio Button kannst Du zusätzlich Optionen mit Label und Wert anlegen.
Anzeigeorte auswählen
Auswahl, wo ein eigenes Feld in CaterSmart sichtbar ist.
Du legst fest, wo das eigene Feld angezeigt werden soll. Beispiele sind:
- Angebote.
- Rechnungen.
- Lieferscheine.
- Bestellungen.
- Kontakte.
- Events.
- Leads.
- Mahnungen.
- Auftragsbestätigungen.
- Kundengruppen.
So erscheint das Feld genau dort, wo Dein Team die Information braucht.
Anzeige im PDF oder nur im System
Wenn Du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Auftragsbestätigungen auswählst, kannst Du zusätzlich festlegen, ob das Feld auch im PDF angezeigt wird.
- Nur im UI: Die Information bleibt intern.
- Im PDF anzeigen: Der Kunde kann die Information sehen.
Wichtig: Zeige eigene Felder nur dann im PDF an, wenn die Information wirklich für den Kunden bestimmt ist.
Pflichtfeld aktivieren
Du kannst ein eigenes Feld als Pflichtfeld markieren. Dann muss es ausgefüllt werden, sobald es am ausgewählten Ort verwendet wird.
Das ist sinnvoll für Informationen, die in Deinem Ablauf nicht fehlen dürfen.
Datum und Zeit im Kalender anzeigen
Beim Feldtyp Datum und Zeit gibt es eine Besonderheit. Du kannst per Radio-Button aktivieren, dass der eingetragene Termin automatisch im Kalender angezeigt wird.
Das ist nützlich, wenn ein eigenes Datum nicht nur als Information gespeichert, sondern auch in der Planung sichtbar sein soll.