Kalender nutzen und Tage sperren
So nutzt Du den CaterSmart-Kalender für Events, manuelle Termine, gesperrte Tage und Anfragen.
Der Kalender zeigt geplante Events und hilft Dir, verfügbare und nicht verfügbare Tage im Blick zu behalten. Außerdem steuerst Du darüber, ob Kunden an bestimmten Tagen direkt bestellen können oder nur eine Anfrage senden dürfen.
Kurz erklärt
Im Kalender siehst Du bestätigte, unbestätigte und manuelle Termine. Du kannst Tage auf Auf Anfrage oder Nicht verfügbar setzen, manuelle Termine anlegen und von einem Event aus wichtige Dokumente öffnen.
Kalender in CaterSmart
Farben im Kalender verstehen
Kalenderansicht mit farblich markierten Events und Verfügbarkeiten.
Der Kalender unterscheidet Eventarten farblich:
- Grün steht für bestätigte Events.
- Grau steht für Angebote oder Aufträge, die noch nicht vom Kunden bestätigt wurden.
- Lila steht vor allem für manuelle Termine oder spezielle Einträge.
So erkennst Du schnell, was sicher geplant ist und was noch offen oder intern eingetragen wurde.
Tage auf Anfrage setzen
Dialog oder Aktion zum Markieren eines Tages als auf Anfrage.
Wenn Du an einem Tag nicht direkt online buchen lassen möchtest, kannst Du ihn auf Auf Anfrage setzen.
Der Ablauf:
Öffne den Kalender.
Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Tag.
Wähle Auf Anfrage.
Im Online-Shop beziehungsweise Konfigurator kann der Kunde an diesem Tag dann nicht direkt bestellen und bezahlen. Stattdessen wird daraus zunächst eine Anfrage.
Das ist sinnvoll, wenn Du den Tag nicht komplett blockieren möchtest, aber erst prüfen willst, ob eine Bestellung organisatorisch passt.
Tage sperren
Wenn Du an einem Tag keine Anfragen oder Bestellungen erhalten möchtest, setze ihn auf Nicht verfügbar beziehungsweise gesperrt.
Der Ablauf:
Öffne den Kalender.
Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Tag.
Wähle Nicht verfügbar.
Ein gesperrter Tag ist im Online-Shop und im Angebotsanfrageformular nicht mehr auswählbar.
Tipp: Sperre Tage, an denen Du sicher keine Kapazität hast. So vermeidest Du unpassende Anfragen und sparst Rückfragen.
Manuelle Kalendereinträge erstellen
Formular für einen manuellen Termin im Kalender.
Du kannst zusätzlich Termine eintragen, die nicht automatisch aus Angeboten oder Bestellungen entstehen.
Nutze dafür oben im Kalender das Plus-Icon. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Du den Termin anlegst.
Du kannst angeben:
- Titel.
- ganztägig ja oder nein.
- Start- und Enddatum.
- Start- und Endzeit, wenn der Termin nicht ganztägig ist.
- Ort mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.
- Beschreibung.
- optional eine URL.
- optional einen Button-Text für diese URL.
Die Adresse kann über die Adresssuche unterstützt werden.
Manuelle Einträge eignen sich zum Beispiel für Urlaub, interne Veranstaltungen, externe Termine oder wichtige Blocker, die nicht über CaterSmart abgewickelt werden.
Manuelle Termine öffnen
Wenn Du einen manuellen Termin anklickst, öffnet sich ein Fenster mit den Informationen, die Du beim Anlegen eingetragen hast.
Falls Du eine URL und einen Button-Text hinterlegt hast, kannst Du von dort aus auf die externe Information zugreifen.
Kalenderansicht wechseln
In der Kopfzeile kannst Du zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:
- Tagesansicht.
- Wochenansicht.
- Monatsansicht.
Über Heute springst Du zurück zum aktuellen Tag. Zusätzlich gibt es einen kleinen Datepicker, mit dem Du gezielt zu einem bestimmten Datum navigieren kannst.
Eventdetails öffnen
Detailansicht eines Events direkt aus dem Kalender.
Wenn Du ein bestätigtes Event anklickst, öffnet sich rechts eine Seitenleiste mit den wichtigsten Daten.
Du siehst dort zum Beispiel:
- Datum.
- Uhrzeit.
- Lieferzeit.
- Personenanzahl.
- Kontaktdaten.
- vorhandene Dokumente.
Zu den Dokumenten können gehören:
- Angebote.
- Lieferscheine.
- Auftragsbestätigungen.
- Mahnungen, falls vorhanden.
Auch bei unbestätigten, grauen Events öffnet sich diese Seitenleiste, damit Du die Eckdaten prüfen kannst.
Wichtige Hinweise
Wichtig: Auf Anfrage bedeutet nicht gesperrt. Kunden können an diesem Tag noch anfragen, aber nicht direkt bestellen und bezahlen.
Wichtig: Nicht verfügbar entfernt den Tag aus dem Online-Shop und aus dem Angebotsanfrageformular.