Lieferscheine erstellen und versenden

So erstellst Du Lieferscheine aus Angeboten, Rechnungen oder manuell und nutzt sie für Lieferung, Küche und Kommissionierung.

Lieferscheine zeigen, welche Produkte in welcher Menge und Einheit geliefert oder vorbereitet werden sollen. Sie enthalten keine Preise und eignen sich deshalb gut für Logistik, Küche und Kommissionierung.

Kurz erklärt

Du kannst Lieferscheine manuell erstellen oder aus einem akzeptierten Angebot beziehungsweise einer Rechnung erzeugen. Wenn ein Lieferschein aus einem Angebot oder einer Rechnung entsteht, werden Kundendaten, Rechnungsdaten und Veranstaltungsdetails übernommen.

Lieferschein in CaterSmart

Lieferscheine finden

Übersicht der Lieferscheine und verbundener Dokumente.

Im Bereich Alle Lieferscheine findest Du die Übersicht. Dort kannst Du nach Status filtern:

Alle.
Entwurf.
Versendet.

Zusätzlich kannst Du suchen und über den Datepicker nach Zeitraum filtern. Wie bei Angeboten und Rechnungen kannst Du dabei zwischen Event-Datum und Erstellungsdatum unterscheiden.

Lieferschein erstellen

Ablauf zum Erstellen eines Lieferscheins aus Angebot oder Rechnung.

Es gibt drei typische Wege:

Manuell erstellen, wenn kein passendes Angebot oder keine Rechnung vorhanden ist.

Aus einem akzeptierten Angebot erstellen, wenn der Lieferschein direkt zum bestätigten Auftrag gehört.

Aus einer Rechnung erstellen, wenn die Rechnung bereits die relevanten Positionen enthält.

Wichtig: Ein Lieferschein kann aus einem Angebot nur dann erstellt werden, wenn das Angebot akzeptiert wurde.

Datenübernahme aus Angebot oder Rechnung

Wenn Du einen Lieferschein aus einem Angebot oder einer Rechnung erzeugst, übernimmt CaterSmart die relevanten Daten:

Kundendaten.
Rechnungsdaten, soweit vorhanden.
Veranstaltungsdetails.
Produkte.
Mengen.
Einheiten.

Preise werden auf dem Lieferschein nicht angezeigt.

Was auf dem Lieferschein steht

Der Lieferschein zeigt vor allem die operativ wichtigen Informationen:

Produkte.
Anzahl oder Menge.
Einheit.
Veranstaltungsdaten.
Kundendaten.
Liefer- oder Veranstaltungsinformationen.
interne oder ergänzende Hinweise, wenn Du sie einträgst.

Das ist hilfreich, wenn der Lieferschein nicht nur für den Kunden, sondern auch für Küche, Lager oder Kommissionierung genutzt wird.

Lieferschein als Arbeitsdokument nutzen

Wenn Dein Team den Lieferschein für Küche oder Kommissionierer verwendet, kannst Du relevante Informationen im Dokument vermerken.

Beispiele:

besondere Vorbereitungshinweise.
Hinweise zur Lieferung.
interne Informationen zur Zusammenstellung.
Angaben, die vor Ort wichtig sind.

Da keine Preise angezeigt werden, kann der Lieferschein gut intern oder operativ weitergegeben werden.

Verbundene Dokumente öffnen

Wenn ein Lieferschein aus einem Angebot oder einer Rechnung erstellt wurde, sind die Dokumente miteinander verbunden.

Das bedeutet: Du kannst vom Angebot oder von der Rechnung aus zum zugehörigen Lieferschein wechseln, sobald er existiert. Im Aktionsmenü eines Angebots kann dann zum Beispiel Zum Lieferschein erscheinen.

Lieferschein versenden

Versanddialog für einen Lieferschein.

Beim Versand stehen ähnliche Wege wie bei Rechnungen zur Verfügung:

PDF herunterladen und selbst versenden.
PDF speichern oder archivieren.
direkt per E-Mail an den Kunden senden.
direkt per E-Mail an andere Empfänger senden.

Solange ein Lieferschein noch im Entwurf ist, kannst Du ihn ändern und anpassen.

Wichtige Einstellungen

In den Dokumenteinstellungen kannst Du für Lieferscheine unter anderem festlegen:

Präfix.
Dateiname.
Standardbetreff.
Einleitungstext.
Schlusstext.
ob Allergene im Dokument angezeigt werden.
ob Produkteigenschaften im Dokument angezeigt werden.

Diese Einstellungen wirken sich darauf aus, wie Lieferscheine aussehen und welche Zusatzinformationen enthalten sind.

Wichtige Hinweise

Hinweis: Lieferscheine enthalten Produkte, Mengen und Einheiten, aber keine Preise.

Tipp: Nutze Lieferscheine bewusst als operative Unterlage, wenn Küche, Kommissionierung oder Lieferung klare Mengeninformationen brauchen.