Angebote suchen, filtern und verwalten

In der Angebotsübersicht verwaltest Du alle Angebote, die in CaterSmart erstellt wurden. Hier findest Du Entwürfe, versendete Angebote, angenommene Angebote und Vorgänge, die abgelehnt oder storniert wurden.

Kurz erklärt

Die Übersicht Alle Angebote ist der zentrale Einstieg in Deine Angebotsarbeit. Du kannst Angebote nach Status, Suchbegriff und Zeitraum eingrenzen. Außerdem erreichst Du von hier aus die wichtigsten Folgeaktionen, zum Beispiel Auftragsbestätigung, Rechnung, PDF-Download, Duplizieren, Vorlage erstellen, Lieferschein oder Stornierung.

Angebotsübersicht in CaterSmart

Angebotsstatus verstehen

In der Übersicht findest Du mehrere Tabs:

• Alle zeigt alle Angebote unabhängig vom Status.
• Entwurf zeigt Angebote, die noch nicht final abgeschlossen wurden.
• Versendet zeigt Angebote, die bereits an Kunden gesendet wurden.
• Akzeptiert zeigt angenommene Angebote.
• Abgelehnt zeigt Angebote, die nicht zustande gekommen sind.
• Storniert zeigt Angebote, die nachträglich storniert wurden.

Diese Status helfen Dir, schnell zu erkennen, welche Angebote noch bearbeitet werden müssen und welche bereits in Folgeprozesse übergehen können.

Angebote suchen

Suchfeld in der Angebotsübersicht.

Nutze die Suche, wenn Du ein bestimmtes Angebot schnell finden möchtest. Du kannst zum Beispiel nach Angebotsnummern, Namen oder anderen Angebotsdaten suchen, die im Vorgang enthalten sind.

Die Suche ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde anruft und Du nur eine Nummer, einen Namen oder einen Teil der Veranstaltung im Kopf hast.

Nach Datum filtern

Datumsfilter für Angebote nach Angebots- oder Veranstaltungsdatum.

Über den Datepicker kannst Du Angebote nach Zeitraum eingrenzen. Dabei kannst Du auswählen, worauf sich der Zeitraum beziehen soll:

• Erstellungsdatum, wenn Du wissen möchtest, wann ein Angebot angelegt wurde.
• Event-Datum, wenn Du Angebote zu Veranstaltungen in einem bestimmten Zeitraum finden möchtest.

Zusätzlich kannst Du eigene Start- und Enddaten wählen oder typische Zeiträume nutzen, zum Beispiel:

• Heute.
• Gestern.
• Diese Woche.
• Letzte 7 Tage.
• Letzte 28 Tage.
• Nächste 7 Tage.
• Nächste 28 Tage.

Tipp: Der Filter nach Event-Datum ist praktisch, wenn Du alle Veranstaltungen der nächsten Wochen prüfen möchtest, zum Beispiel für Planung, Einkauf oder Personal.

Angebotsdetails öffnen

Detailansicht eines Angebots mit Status, Aktionen und Positionen.

Klicke auf ein Angebot, um die Detailansicht zu öffnen. Dort siehst Du alle Daten zum Angebot und kannst die weiteren Aktionen ausführen.

In der Detailansicht findest Du außerdem eine Aktivitätshistorie. Sie zeigt, wer wann welche Aktion am Angebot oder am Dokument ausgeführt hat. Das hilft besonders, wenn mehrere Personen mit Angeboten arbeiten.

Aktionen bei angenommenen Angeboten

Wenn ein Angebot angenommen wurde, stehen im Aktionsmenü wichtige Folgeaktionen zur Verfügung. Je nach Situation kannst Du:

Diese Aktionen sorgen dafür, dass Du aus einem angenommenen Angebot direkt die nächsten Dokumente erzeugen kannst.

Angebot stornieren

Aktion zum Stornieren eines Angebots.

Wenn ein angenommenes Angebot nachträglich nicht mehr gilt oder korrigiert werden muss, solltest Du es nicht einfach ändern. Nutze stattdessen die Stornierung.

Wichtig: Die Stornierung ist wichtig, damit der Vorgang sauber nachvollziehbar bleibt. Gerade bei Dokumenten und Folgeprozessen sollte klar erkennbar sein, was ursprünglich erstellt wurde und was später aufgehoben wurde.

Typischer Ablauf

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