Angebotsvorlagen nutzen
So speicherst, suchst und verwendest Du Angebotsvorlagen für wiederkehrende Caterings.
Angebotsvorlagen helfen Dir, wiederkehrende Caterings schneller und einheitlicher anzubieten. Du kannst bestehende Angebote als Vorlage speichern oder Vorlagen direkt im Vorlagenbereich anlegen.
Kurz erklärt
Übersicht der Angebotsvorlagen in CaterSmart.
Eine Vorlage enthält wiederverwendbare Angebotsinhalte. Sie eignet sich für Angebote, die Du regelmäßig ähnlich erstellst, zum Beispiel Business-Lunches, Getränkepauschalen, Buffetmodule oder Standardveranstaltungen.
Vorlage aus einem Angebot speichern
Wenn Du ein bestehendes Angebot später wiederverwenden möchtest, kannst Du es über das Aktionsmenü als Vorlage speichern.
Das ist besonders sinnvoll, wenn ein Angebot gut strukturiert ist und Du dieselben Positionen, Gruppen oder Texte künftig erneut nutzen möchtest.
Vorlage im Vorlagenbereich erstellen
Maske zum Erstellen einer neuen Angebotsvorlage.
Du kannst Vorlagen auch direkt über das Untermenü Vorlagen erstellen.
Der typische Ablauf:
Öffne den Angebotsbereich.
Gehe in den Bereich Vorlagen.
Wähle Vorlage erstellen.
Baue die Vorlage mit den gewünschten Inhalten auf.
Speichere die Vorlage.
Bestehende Vorlagen kannst Du später bearbeiten und über die Suche wiederfinden.
Vorlage beim Angebot laden
Auswahl einer Vorlage beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots.
Beim Erstellen eines Angebots kannst Du über Vorlage laden eine vorhandene Vorlage auswählen. Dadurch musst Du Positionen, Gruppen und Texte nicht jedes Mal neu aufbauen.
Prüfe nach dem Laden trotzdem:
- Kundendaten.
- Eventdatum.
- Uhrzeiten.
- Personenanzahl.
- Preise.
- Lieferkosten.
- Einleitungs- und Schlusstext.
Eine Vorlage spart Zeit, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Angebots.
Feste Pakete als Grundlage nutzen
Beim Laden können auch feste Pakete verwendet werden, wenn sie passend angelegt sind. Ein Beispiel wäre eine Getränkepauschale oder ein festes Cateringpaket.
Wichtig: An dieser Stelle werden feste Pakete genutzt. Preisbasierte oder creditbasierte Pakete sind hier nicht als Angebotsvorlagen vorgesehen.
Gute Vorlagen erstellen
Eine gute Vorlage ist nicht zu speziell. Sie sollte so vorbereitet sein, dass Du sie schnell anpassen kannst.
Bewährt haben sich Vorlagen für:
- Standard-Buffets.
- Business-Caterings.
- Getränkepauschalen.
- Wiederkehrende Firmenveranstaltungen.
- Häufige Eventformate mit ähnlichem Ablauf.
Nutze klare Gruppen und sprechende Namen, damit Dein Team sofort erkennt, wofür die Vorlage gedacht ist.
Wichtige Hinweise
Tipp: Speichere nur gut geprüfte Angebote als Vorlage. Fehler in einer Vorlage werden sonst leicht in neue Angebote übernommen.
Hinweis: Auch bei Vorlagen solltest Du Lieferkosten, Anzahlungslogik und besondere Rechnungsfelder pro Kunde prüfen.