Auftragsbestätigungen erstellen
So entstehen Auftragsbestätigungen aus angenommenen Angeboten und warum sie nicht frei verändert werden.
Eine Auftragsbestätigung bestätigt dem Kunden, dass ein angenommenes Angebot als Auftrag übernommen wurde. Sie ist eng mit dem Angebot verbunden und sollte deshalb inhaltlich zu diesem Angebot passen.
Kurz erklärt
Auftragsbestätigung als verbundenes Dokument zu einem angenommenen Angebot.
Auftragsbestätigungen können automatisch nach Annahme eines Angebots entstehen oder manuell aus einem Angebot erstellt werden. In der Auftragsbestätigung werden die Angebotsdaten übernommen. Anders als bei einer Rechnung ist hier keine freie Anpassung der Inhalte vorgesehen, weil die Bestätigung das angenommene Angebot widerspiegeln soll.
Automatische Auftragsbestätigung
In den Dokumenteinstellungen kannst Du festlegen, ob eine Auftragsbestätigung automatisch erstellt und versendet wird, sobald ein Angebot angenommen wurde.
Das ist in vielen Fällen sinnvoll, weil der Kunde direkt eine klare Bestätigung erhält und Dein Team keinen zusätzlichen manuellen Schritt ausführen muss.
Auftragsbestätigung manuell erstellen
Ablauf zum manuellen Erstellen einer Auftragsbestätigung aus einem Angebot.
Wenn Du eine Auftragsbestätigung manuell erstellen möchtest, gehst Du über das zugehörige Angebot.
Öffne das angenommene Angebot.
Wähle die Aktion zum Erstellen der Auftragsbestätigung.
CaterSmart übernimmt die Daten aus dem Angebot.
Prüfe die Auftragsbestätigung.
Versende sie an den Kunden.
Welche Daten übernommen werden
Die Auftragsbestätigung übernimmt die Informationen aus dem Angebot, zum Beispiel:
- Kunde.
- Rechnungsdaten.
- Veranstaltungsdaten.
- Gruppen.
- Positionen.
- Mengen.
- Preise.
- Texte, soweit sie für die Auftragsbestätigung vorgesehen sind.
Damit bleibt die Auftragsbestätigung nachvollziehbar mit dem Angebot verbunden.
Warum Du die Auftragsbestätigung nicht frei anpasst
Die Auftragsbestätigung soll genau das bestätigen, was im Angebot angenommen wurde. Deshalb ist sie nicht als frei veränderbares Dokument gedacht.
Wenn Inhalte fachlich geändert werden müssen, sollte zuerst geprüft werden, ob das Angebot korrigiert, storniert oder neu erstellt werden muss.
Wichtig: Ändere nicht stillschweigend Leistungen, Mengen oder Preise erst in der Auftragsbestätigung. Der Kunde hat vorher ein bestimmtes Angebot angenommen.
Wichtige Einstellungen
Für Auftragsbestätigungen kannst Du in den Dokumenteinstellungen unter anderem pflegen:
- Präfix für den Nummernkreis.
- Dateiname mit Variablen.
- Standardbetreff.
- Einleitungstext.
- Schlusstext.
- automatische Erstellung und Versand nach Angebotsannahme.
Diese Einstellungen sorgen dafür, dass Auftragsbestätigungen einheitlich aussehen und automatisch mit den richtigen Texten versendet werden können.