Bestellanfragen bearbeiten

So prüfst Du Anfragen aus dem Konfigurator, nimmst sie an, lehnst sie ab oder erstellst daraus ein Angebot.

Bestellanfragen entstehen, wenn ein Kunde im Konfigurator einen Tag auswählt, der im CaterSmart-Kalender auf Auf Anfrage steht. Der Kunde kann dann nicht direkt zahlungspflichtig bestellen, sondern sendet zunächst eine unverbindliche Anfrage.

Kurz erklärt

Eine Bestellanfrage enthält die gleiche Art von Informationen wie eine Bestellung: Kundendaten, Rechnungsadresse, Veranstaltungsdaten, ausgewählte Produkte und mögliche Hinweise wie Allergien. Der Unterschied ist, dass der Auftrag noch nicht verbindlich abgeschlossen ist.

Bestellanfrage in CaterSmart

Wann eine Bestellanfrage entsteht

Eine Anfrage entsteht, wenn der Kunde einen Tag auswählt, der im Kalender nicht direkt bestellbar, sondern nur auf Anfrage verfügbar ist.

Im Checkout kann der Kunde dann nicht direkt bestellen und bezahlen. Stattdessen wird eine Anfrage ausgelöst, über die der Caterer informiert wird.

Bestellanfragen-Übersicht

Übersicht der eingegangenen Bestellanfragen aus dem Shop.

Für diese Vorgänge gibt es eine eigene Ansicht Bestellanfragen.

Dort findest Du eingegangene Anfragen und kannst sie in einer Detailansicht prüfen. Diese Detailansicht ist ähnlich aufgebaut wie die Bestellansicht.

Welche Informationen Du prüfst

Bestellanfrage prüfen

Detailansicht einer Bestellanfrage mit Kundendaten, Eventdaten und Positionen.

Prüfe in der Anfrage besonders:

Kundendaten.
Rechnungsadresse.
Veranstaltungsdatum.
Veranstaltungsbeginn.
gewünschte Anlieferzeit.
Lieferadresse oder Abhol-/Location-Angaben.
Personenanzahl.
ausgewählte Produkte.
Getränke und Zubehör.
Allergien oder Unverträglichkeiten.
zusätzliche Bemerkungen oder Wünsche.

Anfrage annehmen

Bestellanfrage annehmen

Aktion zum Annehmen einer Bestellanfrage.

Wenn Du die Anfrage umsetzen kannst, nimmst Du sie an.

Danach bekommt der Kunde wieder einen Link zur Konfiguration beziehungsweise zum Payload. Über diesen Link kann er die Bestellung öffnen und direkt bezahlen.

Du kannst außerdem festlegen, dass die Bestellung innerhalb der nächsten x Tage abgeschlossen werden muss. So bleibt die Zusage planbar und der Termin wird nicht unbegrenzt blockiert.

Anfrage ablehnen

Wenn die Anfrage nicht passt, kannst Du sie ablehnen. Der Kunde erhält dann eine allgemeine E-Mail, dass es leider nicht funktioniert.

Nutze diese Option, wenn der Termin, die Entfernung, Kapazität oder andere Rahmenbedingungen nicht passen.

Aus einer Anfrage ein Angebot erstellen

Angebot aus Bestellanfrage erstellen

Aktion zum Erstellen eines Angebots aus einer Bestellanfrage.

Wenn noch weitere Absprachen nötig sind, kannst Du aus der Bestellanfrage ein Angebot erstellen.

Das ist sinnvoll, wenn:

der Kunde Sonderwünsche hat.
Preise oder Leistungen angepasst werden müssen.
der Auftrag nicht direkt über den Standard-Konfigurator abgebildet werden kann.
intern noch etwas geklärt werden muss.

Das Angebot kann anschließend angepasst und wie ein normales Angebot versendet werden.

Wichtige Hinweise

Wichtig: Eine angenommene Anfrage ist noch nicht automatisch bezahlt. Der Kunde erhält den Link und muss die Bestellung anschließend abschließen.

Tipp: Nutze Bestellanfragen für Tage, die grundsätzlich möglich sein könnten, aber zuerst intern geprüft werden müssen.