Kunden verwalten und neue Kunden anlegen
So findest, importierst, bearbeitest und erstellst Du Kunden in CaterSmart.
Der Kundenbereich ist ein zentraler Teil des CaterSmart-CRM. Hier verwaltest Du Privatkunden, Geschäftskunden, Kontaktdaten, Rechnungsdaten und wichtige Zusatzinformationen, die später in Angeboten, Rechnungen und Folgedokumenten verwendet werden.
Kurz erklärt
Im Menüpunkt Kunden findest Du die Ansicht Alle Kunden. Dort kannst Du bestehende Kunden suchen, nach Erstellungsdatum filtern, Kunden bearbeiten oder bestehende Kundendaten per CSV importieren.
Kundenübersicht in CaterSmart
Kundenübersicht nutzen
In Alle Kunden findest Du eine Liste Deiner Kunden. Diese Ansicht ist dafür gedacht, schnell bestehende Kontakte zu finden und zu bearbeiten.
Du kannst:
- per Live-Suche nach Kunden suchen.
- nach dem Erstellungsdatum filtern.
- Kunden aus der Liste öffnen.
- Kunden über eine Schnellaktion bearbeiten.
- bestehende Kundendaten importieren.
- einzelne neue Kunden manuell erstellen.
Kundendaten per CSV importieren
Importdialog für Kundendaten aus einer CSV-Datei.
Wenn Du bereits Kundendaten aus einer anderen Software hast, kannst Du diese über einen vorformatierten CSV-Import übernehmen.
Beim Import ordnest Du die Spalten Deiner Datei den passenden Feldern in CaterSmart zu. Dieser Schritt wird auch Mapping genannt. Du legst dabei zum Beispiel fest:
- Diese Spalte ist der Vorname.
- Diese Spalte ist der Nachname.
- Diese Spalte ist die Firma.
- Diese Spalte ist die Telefonnummer.
- Diese Spalte ist die E-Mail-Adresse.
Danach importiert CaterSmart die Daten in den Kundenbereich.
Tipp: Prüfe Deine CSV-Datei vor dem Import. Saubere Spaltennamen und einheitliche Daten sparen später Korrekturarbeit.
Neuen Kunden erstellen
Formular zum Anlegen eines neuen Kunden mit den wichtigsten Stammdaten.
Öffne den Kundenbereich.
Wähle Kunden erstellen.
Entscheide, ob es sich um einen Privatkunden oder Geschäftskunden handelt.
Trage die persönlichen Informationen ein.
Speichere den Kunden.
Die Kundennummer wird automatisch von CaterSmart vergeben.
Persönliche Daten
Beim Erstellen eines Kunden hinterlegst Du zunächst die grundlegenden Kontaktdaten:
- Vorname.
- Nachname.
- E-Mail-Adresse.
- sekundäre Rechnungs-E-Mail-Adresse.
- Mobilnummer.
- Telefonnummer.
Die sekundäre Rechnungs-E-Mail-Adresse ist optional. Wenn sie hinterlegt ist, können Rechnungen zusätzlich an diese Adresse gesendet werden.
Zusätzliche Felder für Dokumente und E-Rechnung
Zusätzliche Angaben, die später auf Dokumenten oder für E-Rechnungen relevant sein können.
CaterSmart kann zusätzliche Kundendaten speichern, die später in Angeboten, Rechnungen und Folgedokumenten übernommen werden können. Einige dieser Angaben sind besonders für elektronische Rechnungen wichtig.
Zu den genannten Feldern gehören:
- Kostenstelle.
- Leitweg-ID.
- Projektnummer.
- Vertragsnummer.
- Bestellnummer.
- Auftragsnummer.
- Lieferantennummer.
- Grundlage.
Bei diesen Feldern ist jeweils der für elektronische Rechnungen relevante Code beziehungsweise das passende Kürzel vorgesehen. Dadurch können die Daten für E-Rechnungen oder XRechnungen korrekt übernommen werden.
Hinweis: Wenn Du mit öffentlichen Auftraggebern oder größeren Geschäftskunden arbeitest, solltest Du diese Felder sorgfältig pflegen. Sie können später für eine gültige E-Rechnung entscheidend sein.
Rechnungsadresse hinterlegen
Als Nächstes hinterlegst Du die primäre Rechnungsadresse des Kunden. Die Adresse kann über die integrierte Adresssuche schneller gefunden und übernommen werden.
Eine vollständige Rechnungsadresse ist wichtig, weil sie später in Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten verwendet wird.
Abweichende Lieferadresse hinterlegen
Optional kannst Du eine abweichende primäre Lieferadresse angeben. Dafür können ein anderer Vorname, Nachname und eine andere Lieferadresse hinterlegt werden.
Auch hier kann die Adresssuche helfen, die Adresse schneller einzutragen.
Notizen zum Kunden
Du kannst interne Notizen zum Kunden hinterlegen. Nutze diese Notizen für Informationen, die Dein Team kennen soll, die aber nicht im Angebot oder in einer Rechnung erscheinen sollen.
Beispiele:
- bevorzugte Ansprechpartner.
- besondere Hinweise zur Kommunikation.
- wiederkehrende Anforderungen.
- interne Einschätzungen.
Benutzerzugang und Kundenportal
Bereich zum Verwalten des Kundenportal-Zugangs am Kundenprofil.
Nachdem der Kunde erstellt wurde, ist er als Hauptkontakt angelegt. In der Bearbeitung kannst Du später per Button einen Benutzerzugang erstellen.
Dieser Zugang ist die Grundlage für das Kundenportal. Dort kann der Kunde später eigene Daten, Pakete, Bestellungen und Dokumente einsehen, sofern der Zugang eingerichtet wurde.
Verantwortlichen Mitarbeiter festlegen
Auf Kunden- beziehungsweise Kontaktebene kannst Du einen verantwortlichen Mitarbeiter bestimmen. Dieser Mitarbeiter ist dann der zuständige Ansprechpartner oder Key Account für den Kunden.
Das ist hilfreich, wenn mehrere Personen im Team mit Kunden arbeiten und klar sein soll, wer die Beziehung betreut.
Wichtige Hinweise
Wichtig: Kundendaten wirken sich auf viele spätere Dokumente aus. Prüfe besonders E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und E-Rechnungsfelder, bevor Du Angebote oder Rechnungen erstellst.
Tipp: Nutze die Notizen für interne Informationen und die zusätzlichen Felder für strukturierte Rechnungs- oder Dokumentdaten.