Sales Pipeline verstehen

So nutzt Du die Pipeline, um Leads zu prüfen, Angebote zu erstellen und Verkaufschancen nachzuverfolgen.

Die Sales Pipeline hilft Dir, Angebotsanfragen strukturiert zu bearbeiten. Du siehst neue Leads, erkennst wichtige Eckdaten sofort und kannst den gesamten Weg vom Anfrageformular bis zum gewonnenen oder verlorenen Auftrag nachvollziehen.

Kurz erklärt

Neue Angebotsanfragen landen automatisch in der Pipeline. Von dort aus prüfst Du, ob die Anfrage interessant ist, öffnest Details, erstellst ein Angebot und verfolgst, ob der Kunde das Angebot angesehen oder angenommen hat.

Sales Pipeline in CaterSmart

Pipeline-Stufen

Die Pipeline ist in mehrere Stufen unterteilt:

Neuer Lead
In Bearbeitung
Angebot versendet
Nachverfolgung
Deal
Lost

CaterSmart verschiebt Leads je nach Aktion automatisch in die passende Stufe. Dadurch muss Dein Team den Status nicht bei jedem Schritt manuell pflegen.

Wie neue Leads entstehen

Ein Lead entsteht, wenn ein Interessent ein Angebotsformular abschickt. Dieses Formular kann auf der Website des Caterers eingebunden werden und enthält die Informationen, die für eine erste Bewertung der Anfrage wichtig sind.

Typische Pflichtangaben sind:

Budget.
Ort.
Datum.
Uhrzeit.
Personenanzahl.
Rechnungsadresse.
Eventart, zum Beispiel Business, Privat, Hochzeit oder Networking-Event.

Zusätzlich können cateringspezifische Fragen eingebunden werden, zum Beispiel ob vor Ort ein Aufzug vorhanden ist oder wie die Anfahrt aussieht.

Nach dem Absenden landet die Anfrage in der Stufe Neuer Lead. Der Caterer wird per E-Mail über den neuen Lead informiert.

Lead-Karte prüfen

Lead-Karte in der Sales Pipeline

Lead-Karte mit Anfrageinformationen und Status in der Pipeline.

Auf der Lead-Karte siehst Du auf einen Blick die wichtigsten Informationen:

Budget pro Person.
Ort.
Datum.
Uhrzeit.
Personenanzahl.

Damit kannst Du schnell entscheiden, ob die Anfrage grundsätzlich interessant ist.

Anfrage direkt absagen

Wenn eine Anfrage nicht passt, kannst Du sie direkt über die Lead-Karte ablehnen. Dafür nutzt Du das Kontextmenü der Lead-Karte.

Der Interessent erhält dann eine generische Absage per E-Mail. Der Text ist sinngemäß formuliert und informiert darüber, dass die Anfrage leider nicht umgesetzt werden kann.

Tipp: Nutze diese Funktion, wenn eine Anfrage offensichtlich nicht passt, zum Beispiel wegen Termin, Ort oder Rahmenbedingungen. So bleibt die Pipeline sauber.

Detailansicht eines Leads öffnen

Lead-Detailansicht

Detailansicht eines Leads mit Eventdaten, Kundendaten und Aktionen.

Wenn ein Lead interessant ist, öffnest Du die Detailansicht per Klick auf die Karte. Dort siehst Du alle Informationen, die über das Anfrageformular übermittelt wurden.

Die Detailansicht enthält eine Tab-Navigation mit mehreren Bereichen:

Eventdaten: Pflichtangaben und Veranstaltungsinformationen.
Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Telefonnummer und Rechnungsadresse.
Aktivität: History beziehungsweise Activity Feed.
Kommentare: interne Kommentare und dokumentierte Kontaktversuche.

Eine abweichende Lieferadresse gehört zu den Eventdaten.

Eventdaten und Custom Fields

In den Eventdaten siehst Du nicht nur Standardangaben wie Datum, Ort oder Personenanzahl. Auch zusätzliche Felder aus dem Anfrageformular werden übernommen.

Beispiele:

Aufzug vorhanden.
besondere Anfahrt.
individuelle Fragen, die für Deinen Betrieb wichtig sind.

Dadurch muss Dein Team wichtige Informationen nicht nachträglich aus E-Mails suchen oder erneut beim Interessenten erfragen.

Aktivität und History verstehen

Aktivität und History im Lead

Activity-Bereich mit Verlauf, Kontaktversuchen und Änderungen.

Der Activity Feed zeigt, wer wann etwas getan hat. Dabei werden verschiedene Arten von Ereignissen sichtbar:

Aktionen von Mitarbeitern, zum Beispiel Angebot erstellt.
Aktionen von CaterSmart, zum Beispiel automatische Verschiebung in eine andere Pipeline-Stufe.
Aktionen des Interessenten, zum Beispiel Öffnen der Angebots-Landingpage.

Besonders hilfreich ist das Tracking der Angebots-Landingpage. Wenn ein Kunde den Angebotslink öffnet, kann CaterSmart anzeigen, dass und wann das passiert ist. Wenn der Kunde mehrfach reinschaut, ist auch das sichtbar.

Das hilft beim Nachfassen. Du kannst zum Beispiel erkennen, dass ein Kunde das Angebot mehrfach angesehen hat und gezielt nach offenen Fragen fragen.

Kommentare und Kontaktversuche dokumentieren

Im Tab Kommentare kannst Du interne Notizen erfassen. Außerdem kannst Du Aktionen rund um Telefonate dokumentieren, zum Beispiel:

erfolgreich.
nicht erreicht.
Rückruf vereinbart.
Mailbox.

Du kannst auch einen einfachen Textkommentar schreiben.

Du kannst Teammitglieder in Kommentaren per @Name markieren. Eine vollständig ausgebaute Benachrichtigungslogik für Erwähnungen wird hier nicht als bestehender Standardablauf vorausgesetzt.

Aus einem Lead ein Angebot erstellen

Angebot aus einem Lead erstellen

Aktion zum Erstellen eines Angebots direkt aus der Lead-Detailansicht.

Wenn Du aus dem Lead ein Angebot erstellen möchtest, wählst Du Angebot erstellen.

Danach öffnet CaterSmart das Angebots-UI und übernimmt relevante Daten aus der Anfrage:

Kundendaten.
Rechnungsadresse.
Veranstaltungsdetails.
weitere übermittelte Pflichtangaben.

Dadurch musst Du diese Informationen nicht erneut abtippen.

Automatische Statuswechsel

Die Pipeline verschiebt Leads automatisch weiter, wenn bestimmte Aktionen passieren:

Neuer Lead: Anfrage wurde abgeschickt.

In Bearbeitung: Aus dem Lead wurde ein Angebot erstellt, das sich noch im Entwurf befindet.

Angebot versendet: Das Angebot wurde per E-Mail oder als Landingpage versendet.

Nachverfolgung: Der Kunde hat die Angebots-Landingpage geöffnet.

Deal: Das Angebot wurde angenommen.

Lost: Das Angebot wurde abgelehnt.

Ein Angebot kann durch den Caterer als angenommen markiert werden. Alternativ kann der Kunde das Angebot selbst digital annehmen und unterzeichnen.

Pipeline-Ansicht anpassen und durchsuchen

In der Pipeline kannst Du die Ansicht minimieren. Dadurch werden einige Details ausgeblendet und Du siehst mehr Lead-Karten gleichzeitig.

Außerdem gibt es eine Live-Suche. Du kannst zum Beispiel suchen nach:

Vorname.
Nachname.
Firmenname.
Ort.

Wenn Du einen Ort wie Frankfurt eingibst, können Leads gefunden werden, bei denen entweder die Rechnungsadresse oder die Veranstaltungsadresse zu dieser Suche passt.

Wichtige Hinweise

Wichtig: Die Pipeline lebt davon, dass Angebote aus Leads heraus erstellt und versendet werden. Nur so können Statuswechsel und Activity Feed sauber nachvollzogen werden.

Hinweis: Erwähnungen in Kommentaren sind vorgesehen. Verlasse Dich aber nicht darauf, dass dadurch bereits jeder Benachrichtigungsablauf automatisch abgedeckt ist.

Tipp: Nutze den Activity Feed aktiv beim Nachfassen. Wenn ein Kunde das Angebot angesehen hat, ist das ein guter Zeitpunkt für eine freundliche Rückfrage.